決して自慢ではないのですが、私はどこの職場に行っても仕事が早いと評価されます。
ちなみに早いからってやたらミスが多いとかそう言うこともありません。
作業後は自分でも確認してから完了報告しています。
別に私としては普通に仕事しているだけなのですが一体、どうしてなんでしょうね・・・
他にも仕事の早い方に出会ったことはありますが、特に特殊なことはされていないと思います。
寧ろ、本人にとってはそれが当たり前のように仕事をこなしているという感じだと思います。
とはいえそれがわからないという方のために私の普段の仕事の仕方について書いてみることにします。
- 手が空いていればすぐに取り掛かる
- 納期に余裕があっても出来ることは進めておく
- 締め切りより簡単な仕事から取り掛かる
- マルチタスクはしない
- 無理な場合はその旨をしっかり伝える、変な気は遣わない
- 一番やってはいけないことは「わざと仕事をゆっくりこなすこと」
手が空いていればすぐに取り掛かる
まあこれは当然と言っちゃあ当然ですね・・・
仕事の時間なのですから他に仕事がなければすぐに取り掛かります。
ちなみに締め切りに余裕があっても関係ありません。
出来る時に出来ることは進めておいた方がある日、突発的にボリュームの多い仕事を振られても仕事を溜めずに済みます。
余談ですが、学生時代の宿題も早めに取り掛かるタイプとなかなかやらないタイプがいらっしゃいますが、このような感覚って仕事にも直結するのかもしれませんね・・・
納期に余裕があっても出来ることは進めておく
突発的に仕事を振られることもあるのでたとえ締め切りに余裕があっても出来る時に出来ることを済ませておきます。
中にはデータの都合上、すぐに作業できないこともありますが、他に出来るような作業は進めておきます。
後は普段から作業していてちょっとやりにくいと思った部分は作業手順を簡単にする等、しています。
締め切りより簡単な仕事から取り掛かる
私は当日午前中まで等、よっぽど急ぎの仕事でない限り、締め切りで仕事の順番は決めません。
締め切り関係なしに簡単でそれほど手間の掛からない仕事から取り掛かります。
ボリュームが多かったり手の掛かる仕事は時間が掛かるので後回しです。
そうしないと仕事のモチベーションが上がらないからです。
時間の掛かる仕事は集中力もいるので先にやってしまうといつもはスムーズにこなしている簡単な仕事であっても集中力が切れやすくなり、いつも以上に時間が掛かってしまうこともあります。
数年前にいた職場で他に締め切りが早いAの仕事があったにも関わらず自分の好きなBの仕事から取り掛かっていたら「やる順番が違う！」なんて怒られたことありましたが、結果的に両方間に合いました。
定例業務等、30分ぐらいで終わるような簡単な仕事であれば先にそっちをやってしまってもそれほど影響は出ません。
電話で長く捕まったとか上司と打ち合わせした等・・・1日のうち30分ぐらいのロスは誰しもあるのではないでしょうか？
さすがにその30分ぐらいで終わる仕事でトラブル起きたらその仕事は一旦、止めますが、そのようなことは滅多にありません。
一般的には仕事は締め切り順で作業しがちですが、私はそう思ったことは一度もありませんでした。
学生時代のテストも「簡単な問題からやれ！」って先生に言われたことありませんでしたか？
私の中ではそれと同じ感覚なのです。
マルチタスクはしない
マルチタスク的なことが苦手だから出来ないってのもあるのですが、1つの仕事に集中した方が余計なこと考えないで済みます。
特にボリュームが多かったり手間の掛かる仕事ほど集中力も必要なのでまとまった時間を取るようにしています。
だからこそ先に簡単で手間の掛からない仕事を済ませ、その後にボリュームが多い仕事や手間の掛かる仕事をします。
ちなみにマルチタスクがこなせる方が仕事が出来ると思われがちですが、人間は本質的にマルチタスクは出来ないようです。
マルチタスクは集中力も低下しますし、脳にも良くないようです。
もしかするとマルチタスクからの脳疲労で仕事が遅くなってしまうということもあるかもしれません。
特に突発的なイレギュラー対応等が多かったりすると出来ないこともあるでしょうが、それほど多くないのであれば1つの仕事をある程度、完結してから次をやるとした方が集中できます。
無理な場合はその旨をしっかり伝える、変な気は遣わない
実はこれ、結構大事かもしれません。
これも先程と同じ職場で「早く納品すると『それだけ早くできるんだ』と思われちゃうからもう少しゆっくりやって」なんてチェック担当の社員に言われたことがありますが、正直これ、意味わかんないですよ・・・
ぶっちゃけた話、「そんなこと考える暇あったらさっさと仕事したら？」と思ってしまいます。
無理な納期を設定されたらその納期では難しい旨を伝えれば済むことではないでしょうか？
それが言えないからこのようなことで悩んでしまうというのもあるでしょうが、それって自分の首を自分で絞めるようなことですよ・・・
いつ突発的に仕事が振られても困らないよう、出来る時に出来る業務を進めておかないといつも余裕がないという状況になります。
ただそれでも常に余裕がないのであれば自分の仕事のボリュームを見直す必要があるかもしれません。
「この日に納品して欲しい」という指定がない限り、早く納品してくれた方が相手も助かるはずです。
また、チェック作業に間に合わないという理由もあるかもしれませんが、そこも気にしません。
たまに「あまりに早過ぎるか？」と感じた時は報告を遅くすることもありますが、やはり気になってしまうのである程度のタイミングで報告しています。
「相手がどれぐらい仕事を抱えているか？」まではこちらもわからないのでその後のことは相手にお任せです。
一番やってはいけないことは「わざと仕事をゆっくりこなすこと」
早く仕事をしていては暇になってしまう、チェック側の社員のことを考えて等、色々な考えはあると思いますが、いずれの理由であろうとゆっくり仕事をしていたらいざボリュームが多い仕事を振られた際、対応できなくなります。
もっと言ってしまえばゆっくり仕事をしている時の方が集中力が緩くなりがちなのでミスしやすくなります。
ゆっくり仕事をしていてさらにミスとなると「それだけ時間を与えているのに？」となりますし、ある日、仕事の早い方がやって来た際、「あの人はもう終わっているのに・・・」と、場合によっては評価が下がることもあります。
周りからどう思われようが、出来る仕事は出来るうちにやった方がメリットは大きいのです。
ざっとこんな感じですが、大雑把に言えば「出来る時に出来ることを進める」が鉄則ではないかと私は思います。
特にイレギュラー的な仕事を振られることが多い方はなおさらです。
これは仕事に限らず家事とかにも言える話ですが、特に好きなことや時間のかからないことは早めに進めやすいと思うのでそのようなことから取り掛かるのが良いです。
余談ですが、私はスケジュール管理でアラーム設定はしていません。
何故か？って・・・急にアラーム出てくるとびっくりするし、鬱陶しいからです。
さすがにミーティングの設定された時は避けられませんが、自分で組んだスケジュールではアラーム設定しません。
1日のスケジュール設定はしていますが、そのスケジュール関係なしに空いている時間に次々と仕事をこなしています。
とはいえ、お昼休憩以外ぶっ通しで仕事をこなしている訳でなく、もうすぐ打ち合わせ等で今やるには中途半端と感じる時は手を付けません。
スマホいじったり、ネット見たり・・・後、これは在宅勤務だからこそできることではありますが、家のこと手伝ったりして小休憩しています。
あくまで私の仕事の仕方なので皆が皆、合うとは限らないでしょうし、物理的に難しい方もいらっしゃるでしょう。
なので合わない、無理と感じれば自分なりの方法でお仕事した方がスムーズだと思います。
