特に仕事では効率的な仕事の仕方やツールを自動化したりして業務効率化が重要視されることがあります。
私もソウルプラン・リーディングで効率に関する数字が入っている影響もあってか、効率化的なことには興味があります。
しかし何でもかんでも効率化すれば良いという訳ではありません。
時にはデメリットになってしまうこともありますし、アナログ的な手作業や対応が必要なこともあります。
私は仕事で関数等を駆使してツールの自動化作業を行うことがあるのですが、完全に自動化してしまうとそこに依存してしまい、かえってミスに気付きにくいと感じることがあります。
たとえば数式がズレていることに気付かず、ある日、たまたまそのことに気付いてしまうということもあります。
じゃあ何故、自動化するか？というとやはり手作業が多いと作業に時間が掛かりますし、ミスも増えるからです。
だからこそ手作業は最低限にし、自動化するようにしています。
ほとんどは完全に自動化してしまうのですが、手作業があるからこそ、ミスに気付くということもあるのでちょっと複雑になりそうな場合は手作業を加えることもあります。
普段作業する分には最低限の自動化は必要ですが、自動化の部分でミスがあることもあるので、時にはデータをきちんと見たり、数式のチェックも必要になります。
私もついつい依存しがちでチェックを怠ることが多いのでちょっと自分自身の戒めとして書いてみました。
また、複雑な構造や難しいスキルを駆使して作成してしまうと解読に時間が掛かったりするので極力シンプルにすることも効率化の一つではないか？と私は思います。
どんな業務であろうと自分一人しかできない作業であろうと必ずその職場の上司（正社員）が関わってくるからです。
派遣社員等を利用して同スキルの方を投入し続けるというのも1つの手かもしれませんが、今はMAX3年になりましたし、特に高スキルが必要な程、マッチした人材を探すのが困難です。
厳密には正社員であっても人事異動があるのでずっと同じ部署で同じ業務をされるということはほとんどありませんが・・・
そもそもその職場の方達が全く分からないスキルを外部の方に依頼し続ける行為はあまり好ましいことではありません。
最終的には関わっている上司かその職場の誰かがそのスキルをマスターする位でなければ何かあった際、対応できなくなり、最悪、1からツールを作り直すということも起こりえます。
実際、マクロが入った集計表をExcelに慣れていない社員が作業した結果、壊されてしまったということがありました。
たとえば業務でExcelVBAが必要となれば完全までは行かなくてもある程度組めるようになる必要はありますが、スキルの取得が難しいと感じれば使わない方法に改良する、あるいは専用システム等の利用を選択した方が賢明です。
とは言っても費用の問題等でやむを得ず使用ということもありますが・・・
Excelの場合、スキルの分岐点としてはVBAを使用するかどうか？辺りだと思います。
VBAとなるとプログラミングの領域になるのですんなりと習得できる方はそう多くはありません。
そのようなこともあってか、VBAの使用を禁止している職場も存在します。
多くのファイルを一度に作業したい等であればVBAは必要になりますが、通常のExcel作業でもそれほど時間が掛からずに作業出来るようなことであればむやみに使用しない方が無難です。
VBAを使用するなら最低限、エラー処理位まで書けるレベルでないと使用する側はちょっと厄介だったりします。
今は小学校でもプログラミングの授業があるのでこれからの時代はどうなるかわかりませんが、現段階では開発系のお仕事をされている等でない限り、スムーズに使いこなせる方はそう多くはないと思います。
特に支店等に配布するファイルとなると色んなスキルの方がいらっしゃるのでむやみに細かい設定はしない方が無難です。
たとえばブックの共有も一度に複数人が開けるので便利な機能ではありますが、機能が制限されるからか、勝手に共有設定が外されてしまったなんてこともありました。
もっと言ってしまえば複数人が一度に入力できたりするのでファイルも壊れやすくなります。
ブックの共有についてはググってみると色々出て来ますが、使用用途は閲覧のみ等の方が無難なようです。
そのファイルを使用する方のスキルに合わせて対応が良いでしょうが、多くの方が使用するとなると複雑な構造、あまり知られていないようなスキルを駆使しての作成はかえって非効率になります。
また、効率化といえば在宅勤務メインで出社は最低限という仕事の仕方にも当てはまります。
在宅勤務は通勤ゼロですし、家のこともこなしながら仕事も出来るので効率的です。
私もまさにそのような職場で働いていますが、入社してあることに気付きました。
それはどんな方がいらっしゃるのかが見えないということです。
入社した当日はほとんどの方が出社しておらず、私もPCの設定が終わり次第、帰宅して仕事をすることになりました。
毎日、オンラインで朝礼はあっても顔出しされておらず、声だけという感じであり、どんな方がいらっしゃるのか？どのような人間関係なのか？が何ヶ月も分からない状態でした。
出社するか交流会のようなイベントがない限り、本当に業務で関わりのある方としか話す機会がないのです。
前職も基本、在宅勤務でしたが、コロナが流行する前は毎日出社していたのである程度の人間関係は把握していました。
職場の人間関係はそれほど意識しない、最低限の付き合いで十分という方もいらっしゃるでしょうが、特に入社して間もない方にはオンライン飲み会まではしなくても様子を見て適度にコミュニケーションする機会を設けた方が馴染みやすいかもしれません。
コロナ流行当初、大学の入学式からオンラインだったので接する機会がなく、友達が出来ないという話を時々耳にしていましたが、こういうことかと自分自身、感じました。
効率化は大事ではありますが、本当の意味での効率化とはある程度のアナログさも持ち合わせて考えていく必要があるのでは？と思います。
また、1つのツールや方法に固執せず、状況によって使い分けることも本当の意味での効率化につながると私は思います。
