最近ではマニュアルを動画で撮影したものを見るという形も増えて来ました。
私は会社の紹介等であれば動画で十分ですが、実際、業務で作業する手順等のレクチャーは直接受けた方が良いとつくづく感じました。
動画の方が画面も見えるので効率的等、メリットは多いかもしれませんが、動画マニュアルだけでは限界があります。
直接レクチャーであろうとExcel等のマニュアルであろうと何らかのデメリットはありますが、動画マニュアルにもデメリットはあります。
動画マニュアルは撮影の仕方によって出来が分かれるので、慣れていない方が動画マニュアルを作成されるとかえってわかりづらいかもしれません。
特に業務マニュアルとなればよく見かけるyoutube動画と違い、押すボタンを○で囲んだり、吹き出しを入れたり等、細かく編集する時間がないと思うのであまり期待できなかったりします。
まず撮影の仕方により、「今、どのボタンを押したか？」等、細かい部分が見づらいということがあります。
そこで何度も同じ部分を動画で見る羽目になります。
直接、レクチャーを受けられれば、「今、どのボタン、押しましたか？」とすんなり確認が取れます。
また、ボタンの名称がきちんと書かれていたり、画面キャプチャー付きのExcelマニュアルも確認しやすいです。
私の場合、専用システムだと見慣れない画面で文章だけでは覚えにくいと思うので画面キャプチャーを付けますが、あまりにキャプチャーを付けると膨大になってしまうのでExcel等のofficeソフトに関してはボタンの名称等、文章のみで書いています。
Excel等でもあまり使用しないだろうと私個人で感じた手順の場合はキャプチャーを付けますが、それ以外でキャプチャーが欲しいと言ってきた際は待つようにしています。
そして一部分だけ作業方法を見たい時も動画だと「何分何秒あたりだったような・・・」と覚えておかないと探すのに時間が掛かります。
その点、Excel等のマニュアルであれば探しやすいです。
紙のマニュアルはなくしやすい等ありますが、出力せず、そのままマニュアルファイルを渡せば済むことです。
動画では作業が変わる都度、取り直しになりますが、Excel等のマニュアルであれば修正しやすいという点でもメリットです。
直接レクチャーをしなくてもマニュアルのみで何とかなることも十分ありますが、業務内容によっては直接レクチャーを受けた方が良い場合もあります。
私も引継ぎ時間が足りなかった際、過去のファイルを見ながらでも対応できそうな業務と判断できればマニュアルのみ、それ以外はレクチャーという感じにしました。
そもそも前任者がおらず、他にその業務についてわかる方がいらっしゃらない、引継ぎが間に合わない等ならともかく、教えられる方がいるにもかかわらず、マニュアルだけで済ますのはあまり好ましいことではありません。
特にOAに精通されていなかったり、そのシステムに触れるのが初めてというような方にはマニュアルだけでは理解しづらいです。
このような場合、マニュアルだけで済ますと相手がどんな操作をしているか？等の確認がしづらく、ミスの発見も遅れがちです。
また、Excelであろうと動画であろうと作成したマニュアルにミスがあったり、作業方法が変わったにもかかわらず、更新されていなかったりすることもあるのでその相違を確認するためにも直接レクチャーは必要だったりします。
効率化という点ではマニュアルは必須ですが、直接レクチャーするアナログ的な部分もあってこそ、教育が上手く行くのでは？と私は思います。
特に入社して間もない方にはマニュアルだけでなく、直接レクチャーも必要です。
直接レクチャーが一番デメリットが多いと思いますが、コミュニケーションが取れるというメリットがあります。
在宅勤務メインだったり、忙しくてなかなか話す機会がなければこのレクチャーの時間がコミュニケーションを取るチャンスです！
直接レクチャーを取り入れることにより、業務を覚えるという面だけでなく、精神面でも話す機会があった方が職場に慣れる等の点でメリットになります。
とはいえ、直接レクチャーだけで済ませると言った言わないの問題等が出て来ますのでマニュアル＋直接レクチャーという感じに組み合わせた方が理解は深まりますし、コミュニケーションの面でも良いと私は思います。
Excel等のマニュアルと動画マニュアルどっちが良い？効率的か？についてはそれぞれだと思うので一概に言えません。
直接レクチャーを受けないと頭に入らない、書いて覚える方が覚えやすいという方がいらっしゃるように覚え方が人それぞれであり、好みもあるからです。
いくら効率的でも相手が覚えてくれなければお話になりません。
厳密には相手のスキルや適性等があるのでなかなか覚えてくれない原因は指導者側ばかりの問題ではないのですが・・・
最終的にどっちのマニュアルが良いか？はご自身の得意な方、「自分だったらどっちのマニュアルが理解しやすいだろうか？」で選べば良いと思います。
私の場合、動画は苦手なので今後もExcelマニュアルを作ります。
Excel等で作成したマニュアルであれば出力も可能で書き込みやすいというメリットがあります。
画面ばかり見てたら目が疲れるとか画面を見ながらよりも紙ベースのマニュアルの方が覚えやすいという方もいらっしゃり、私もそのタイプでした。
今は出力しなくても覚えられるようになりましたが、以前は毎回のように自分で作成したマニュアルを出力していました。
出力する理由はもう一つあり、書き忘れた手順がないか？をチェックするためにも必須でした。
紙がもったいない等、ありますが、仕事を覚える上でそんなことは言ってられません。
ミスしてしまうぐらいであれば遠慮なく出力した方が良いです。
私個人的にはExcelマニュアルで予習→直接レクチャーで確認という流れが一番好みです。
