請求書入力やExcelファイルに対し、ひたすら同じ作業を繰り返すという業務が発生したことありませんか？
請求書入力は専用システムに入力していくというイメージでしょうが、Excel作業だとたとえば下記のような感じに・・・
・ファイルに修正が入り、その修正内容を全営業所分に対して行う
・1ヶ月分のデータ取得→データ加工を数年分、繰り返す
・1ヶ月分のデータを1年分合算する
「そんなのマクロ組めば良いのでは？」と思うかもしれませんが、これが突発的なイレギュラー業務とか作業頻度が月1以下等・・・それほど多くないのであれば手作業でも十分だったりします。
データ入力オンリーのような単調作業が得意な方であればそれほど苦にはならないと思いますが、いくらExcelに強かろうが「同じ作業を繰り返すことは苦手」、「必ず数ヶ所ミスしてしまう」という方もいらっしゃいます。
私の場合、特別苦手までは行きませんが、あまりに膨大だとしんどくなることはあります_|￣|○
で、同じ作業を繰り返すことが苦手な方は自分が作業している姿を監視というか、チェックしていただくよう、お願いしてみてはいかがでしょうか？
私も以前、「間違えなく作業出来ているか私の作業を監視して欲しい」とのことで画面越しで作業をチェックすることになりました。
内容としましては最初に挙げた一番下のパターン・・・数ヶ月分のデータを合算する作業だったのですが、この作業でミスしやすい点として下記が思い付きます。
・最後の行までコピーできているか？
・どこまで作業したかわからなくなってしまう
1列のデータだったので最後の行まで選択しているか？はステータスバーの件数を確認しながら作業が可能でした。
1ヶ月分作業の都度、色付けや印を入れるという方法もありますが、私は「項目ごと貼り付けた方が簡単かも？」と咄嗟に思いついたことを提案してみました。
その結果、項目名にも「○月」という感じに月数も入っていたので最後にチェックする際も「何月分を貼り付けたか？」も確認しやすかったのです。
もし私が同じ作業をするのであればそこまでやっていなかった・・・それ以前に思いつかなかったかもしれません。
こういうのって他人の作業を客観的に見る方が思い付きやすいのかな？と感じました。
私の場合、在宅勤務なので正面で画面が見えるという点ではチェックしやすかったので出社の場合でもteams等でつないで画面共有→正面からチェックがスムーズです。
もし作業するファイルの数が多くなってしまうのであればずっと画面越しでチェックという訳には行きませんので画面越しではなく、別途ダブルチェックをお願いするのが無難です。
また、同じ作業を繰り返すことが得意苦手関係なしに言えることですが、処理数が多ければミスする確率は上がります。
私自身、前にデータ取得→ピボットで集計×過去数年分を作業したのですが、やっぱりミスりましたよ・・・_|￣|○
最低限、ピボットの範囲だけは手作業無しで済むよう、設定していたのですが、別の年度のデータが間違って貼り付いていたヶ所があったのです。
一応、依頼してきた社員の方にダブルチェックはお願いしていたのですが、気付かなかったのか？していただけなかったのか？でした・・・。゜(゜´Д｀゜)゜。
しかし人間、誰しもミスはつきものですのでチェックをお願いすること自体は問題ないと思います。
ちなみに同じ作業を繰り返す際は「進める順番を決め、その順番で作業する」というのがミスしにくいコツではないかと私自身は感じています。
たとえば請求書等、専用システムに入力していく作業であれば「一番上から入力していく」等、作業していて自分がやりやすい順番を決めておくのです。
そして作業中は出来る限り「余計な操作はしない」です。
別の作業に手を出してしまったりするとミスの原因に繋がることがありますので別の作業もしたい場合はある程度、キリの良いところで中断する等、した方が良いです。
とはいえ、仕事中は電話が掛かってきたり、誰かに話し掛けられたり等で1つの作業に集中するということはなかなか難しかったりもしますが・・・
もっと言ってしまえば飽きっぽい方というか、単調作業が苦手な方にとっては難しいかもしれません。
「それが出来ないから困っている」と思うかもしれませんが、あくまで私が思うやり方なので・・・
後は「いかに作業工程を減らせるか？」でしょうか？
先ほど書いたとおり、処理数が多ければミスする確率が上がるように作業工程が多い場合も作業漏れが出やすくなります。
作業内容によっては出来ないこともありますが、ちょっとした知識や発想で減らせる場合があります。
例えば全支店のファイルに同じグラフを作成したいのであれば一から作るよりもグラフをコピーした後、元データの参照範囲を修正、もし元データがある位置がすべて同じであれば元データ参照範囲ごとコピペした方が早いです。
この発想は仕事を覚える時と同じようなイメージかもしれません。
作業工程を減らすために事前に別途ファイルを作った方が良い場合もありますが、どのような時に必要か？は作業していくうちに思い付くことがほとんどです。
仕事の説明も初めから100覚えようとするのではなく、まずは重要な点を覚える方が結果的に覚えが早いです。
また、指示する側も一度にたくさん指示をしないということも大事かもしれません。
例えばExcel表の改修作業を複数ファイルに行う場合、1つのファイルに対して作業工程が多いと作業漏れが出てしまうので複数段階に分けて指示する等・・・
今の職場ではそのような作業が多いのですが、小出しに指示していただけることで作業者側だけでなく、指示する側も指示漏れ等を防げるのかも？ということに気付きました。
